Акт виконаних робіт без чіткого переліку робіт, даних автомобіля і роздільної вартості нормо-годин та запчастин — головна причина спорів з клієнтами і головний біль під час звірки з бухгалтерією. Мінімальний повний акт містить реквізити сторін, ідентифікацію автомобіля, перелік робіт з нормо-годинами, перелік використаних запчастин, гарантійні умови та підписи з датою.

Реквізити сторін: сервіс і клієнт

Акт повинен однозначно ідентифікувати, хто виконав роботу і для кого. З боку сервісу — повна назва або ПІБ ФОП, ЄДРПОУ чи РНОКПП, адреса. З боку клієнта — ПІБ і контактний телефон достатньо для більшості випадків, це не паспортні дані. Без цього акт — просто аркуш паперу без юридичної ваги, і в разі спору нема на що спертися жодній зі сторін.

Ідентифікація автомобіля: держномер, VIN, пробіг

Держномер сам по собі недостатній — авто продають, номери переоформлюють. VIN однозначно прив'язує акт до конкретного кузова, а пробіг на момент ремонту фіксує стан авто в той момент — це важливо і для гарантійних питань, і якщо клієнт згодом сперечається, чи справді ремонт відбувся до чи після певної події.

Перелік робіт з нормо-годинами і вартістю

Кожна виконана робота — окремий рядок з назвою, кількістю нормо-годин і вартістю нормо-години. "Ремонт ходової — 2000 грн" одним рядком не дає клієнту зрозуміти, за що саме він платить, і не дає вам аргументу, якщо клієнт оскаржує суму. Розбивка по роботах захищає обидві сторони.

Перелік використаних запчастин

Аналогічно — кожна запчастина окремим рядком з назвою, артикулом (якщо є), кількістю і ціною. Це не лише прозорість для клієнта: без цього переліку неможливо зіставити акт зі списанням зі складу, і облік запчастин розходиться з фактично виконаними ремонтами.

Гарантійні умови

Термін гарантії на роботу і термін гарантії на запчастини — це часто різні цифри (гарантія на запчастину, як правило, визначається постачальником чи виробником, а не сервісом), і акт повинен розділяти їх явно. Відсутність письмової гарантійної умови в акті — це аргумент клієнта в його користь у будь-якому спорі, оскільки усні домовленості довести неможливо.

Підсумкова сума, дата, підписи

Фінальний рядок — сума робіт, сума запчастин, загальна сума, дата завершення ремонту і підписи обох сторін (або відмітка про видачу клієнту, якщо фізичний підпис не практикується). Дата завершення важлива окремо від дати відкриття наряду — саме вона зазвичай є точкою відліку гарантійного терміну.

Чому неповний акт — це ризик

Акт без розбивки по роботах і запчастинах — перше, що клієнт заперечує при спробі оскаржити суму: "за що конкретно я заплатив?" Без ідентифікації авто по VIN складно довести, що ремонт стосувався саме цього автомобіля, якщо питання виникає через кілька місяців. А без письмових гарантійних умов будь-яка гарантійна претензія перетворюється на усну суперечку "хто що обіцяв", де у сервісу немає документального захисту.

Як gearmood.co формує акт автоматично

Наряд-замовлення в gearmood.co проходить повний цикл від відкриття до підписаного акту, і PDF-акт формується одним кліком — з переліком робіт і нормо-годин, переліком запчастин зі складу (списаних при закритті цього ж наряду) і сумою по кожному розділу окремо. Оскільки акт формується з тих самих даних, що й наряд, а не набирається заново вручну, розбіжностей між тим, що зафіксовано на складі, і тим, що написано в акті клієнту, не виникає.